PROGRAMSKI PAKET LICENČNIK

Različne dejavnosti od izvajalcev v dejavnosti zahtevajo stalno izobraževanje, na podlagi katerega pridobijo licenco za opravljanje dejavnosti. Izvajalci s svojo udeležbo na izobraževanjih zbirajo licenčne točke, s katerimi so posamezna izobraževanja ovrednotena. V okviru vsake dejavnosti obstaja organ, ki posameznemu organizatorju izobraževanja v predpisanem postopku odobri izvedbo izobraževanja, za katerega mu tudi določi število licenčnih točk, ki za posamezen način udeležbe pripadejo udeležencu.

Osnovna baza izvajalcev v dejavnosti je v večini primerov register izvajalcev v dejavnosti. Velikokrat je register povezan tudi s članstvom v pripadajoči stanovski organizaciji. Izvajalec, ki je v tako bazo vpisan, ima načeloma tudi ustrezen identifikacijski dokument, npr. člansko kartico. Moderne članske (ali druge) kartice so lahko t.i. pametne kartice, ki nosijo spominski čip, na katerega so zapisani podatki za identifikacijo izvajalca. LICENČNIK se v svojem delovanju na tak identifikacijski dokument nasloni in s tem omogoči hitro in nedvoumno identifikacijo posameznega izvajalca, ki se je v okviru licenčnega izobraževanja izobraževal.

Programski paket LICENČNIK delimo na dva modula. Prvi modul uporabljajo referenti v pisarni, kjer evidenčno vodijo zbiranje licenčnih točk po posameznem izvajalcu, ter upravljajo s podatki o izobraževanjih, vključno s končnim preverjanjem ustreznosti podatkov o udeležencih. Drugi modul pa je spletna aplikacija, namenjena organizatorjem izobraževanj za pridobivanje licenčnih točk. S pomočjo te spletne aplikacije organizatorji upravljajo s seznami udeležencev, kot tudi preverjajo prisotnost udeležencev na sami lokaciji izvedbe izobraževanja.

LICENČNIK – Pisarna

Programski modul LICENČNIK – Pisarna namestimo v lokalno računalniško okolje organizacije, kjer referenti vodijo evidenco pridobivanja licenčnih točk po izvajalcih v dejavnosti. Pri postavitvi projekta implementacije LICENČNIKA v okolje, je potrebno inicialno ugotoviti vir podatkov o izvajalcih v dejavnosti in njihovih licencah, katerih veljavnost potrjujemo s pridobivanjem licenčnih točk. Poznamo dve možnosti vira podatkov o izvajalcih v dejavnosti:

• LICENČNIK je integriran modul v okviru večjega programskega paketa REGISTER IZVAJALCEV v posamezni dejavnosti – v tem primeru LICENČNIK uporablja, s programskega stališča, lokalno bazo izvajalcev. Sinhronizacija podatkov ni potrebna, prav tako pa je referentu na voljo tudi zgodovina pridobivanja posamezne licence s strani posameznega izvajalca.
• LICENČNIK je samostojen programski modul, ki pridobiva podatke o izvajalcih iz eksternega registra izvajalcev v dejavnosti. V okviru projekta je potrebno sodelovanje med dobaviteljem LICENČNIK-a in dobaviteljem programske opreme za podporo registru izvajalcev v dejavnosti. Usklajene morajo biti procedure sinhronizacije, predvsem pa je pomembno definirati vstopne točke spreminjanja osnovnih podatkov o izvajalcih v dejavnosti in njihovih licencah. Končni rezultat je dvosmerna komunikacija med programskima paketoma, saj mora LICENČNIK posredovati rezultate pridobivanja točk po posameznem izvajalcu in njegovih licencah registru, ki na podlagi postopkov odloča o veljavnosti posamezne licence.

Funkcionalnosti

Funkcionalnosti, ki jih omogoča programski modul LICENČNIK – Pisarna, smiselno vodijo uporabnika skozi postopek definicije osnovnih podatkov o organizatorjih, definiranja posameznega izobraževanja skozi postopek pridobivanja potrdila o veljavnosti, sinhronizacijo podatkov o izvajalcih v dejavnosti, ter skozi samo izvedbo izobraževanja in ustreznega poročanja o rezultatih v interno ali eksterno bazo izvajalcev v dejavnosti.

Osnovni podatki

• Organizatorji izobraževanj za pridobivanje licenčnih točk
• Kategorizacija izobraževanj po vsebini
• Kategorizacija izobraževanj po obliki
• Ostali osnovni šifranti, ki zagotavljajo ustrezno kvaliteto podatkov v bazi (pošte, države, …)

Priprava pametnih kartic

• Orodje za pripravo pametnih kartic za organizatorje, namenjenih prijavi v spletni Portal LICENČNIK: kontrola veljavnosti posamezne pametne kartice, priprava datoteke za izdelavo kartic pri zunanjem ponudniku storitve (prilagojeno trenutno sistemu povezav s podjetjem Cetis, Celje), možnost izdelave nadomestnih kartic na lastni lokaciji
• (Opcija) Orodje za pripravo pametnih kartic izvajalcev v dejavnosti, namenjenih on-line prijavi na izobraževanjih (potrditev udeležbe), vodenih v spletnem Portalu LICENČNIK: kontrola veljavnosti posamezne pametne kartice, priprava datoteke za izdelavo kartic pri zunanjem ponudniku storitve (prilagojeno trenutno sistemu povezav s podjetjem Cetis, Celje), možnost izdelave nadomestnih kartic na lastni lokaciji

Izobraževanja s termini izvedbe

• Vnos izobraževanja – osnovni podatki
• Vodenje postopka pridobivanja odločbe o veljavnosti posameznega izobraževanja – veljavnost izobraževanja posledično povzroči tudi veljavnost pridobljenih licenčnih točk za izvajalca v dejavnosti
• Definiranje terminov izobraževanja (v okviru ene odločbe o veljavnosti posameznega izobraževanja se lahko vodi več terminov izvedbe)
• Možnost vodenja internih opomb referentov v okviru izobraževanja

Udeležba na posameznem terminu izobraževanja

• Direkten vnos udeležencev s kontrolo veljavnosti licence v času izvajanja izobraževanja
• Pred-pripravljeni parametri udeležbe, ki nosijo ustrezno število točk (organizacijski odbor da/ne, udeležba aktivna/pasivna/poster, delež – število dni udeležbe)
• Priprava standardizirane excel-ove tabele za omogočanje standardiziranega vnosa udeležencev organizatorju, ki jo referent lahko avtomatsko obdela in s tem v najkrajšem možnem času opredeli količino licenčnih točk; modul za ustrezen uvoz standardiziranega excel-a
• Nastavitev statusa seznama udeležencev na posameznem terminu izobraževanja, ki ustrezno regulira dovoljene aktivnosti na seznamu udeležencev (Zaprt/Obdelava/Splet)

 

Individualne vloge za dodelitev licenčnih točk – pridobivanje točk na podlagi drugih izobraževanj, avtorstva prispevkov v strokovni literaturi, …

• Vnos individualne vloge – osnovni podatki
• Vodenje postopka pridobivanja odločbe o veljavnosti individualne vloge – veljavnost posledično povzroči tudi veljavnost pridobljenih točk za izvajalca v dejavnosti
• Izvajalec oz. seznam izvajalcev (ali avtorjev), ki s posamično vlogo pridobivajo licenčne točke
• Možnost vodenja internih opomb referentov v okviru izobraževanja

Spletni Portal LICENČNIK

• Drugi del programskega paketa LICENČNIK je spletna aplikacija, namenjena organizatorjem izobraževanj za pridobivanje licenčnih točk. Izobraževanja, ki se definirajo v okviru programskega modula LICENČNIK – Pisarna, se posameznemu organizatorju pojavijo v seznamu njegovih izobraževanj. V okviru spletnega Portala LICENČNIK, organizator lahko pred-pripravi sezname udeležencev in ker je aplikacija povezana s centralno bazo podatkov, lahko organizator takoj preveri ustreznost vnesenih podatkov o posameznem izvajalcu, ki je prijavil svojo udeležbo na izbranem izobraževanju.
• S tako pripravljenimi seznami, se v okviru Portala LICENČNIK izvaja hitra prijava udeležencev na posameznem izobraževanju. Kombinacija pametne kartice izvajalca v dejavnosti in on-line povezave s centralno bazo podatkov, skrbi za nemoteno hitro prijavo udeležencev izobraževanja. S tem pa poskrbimo, da so v trenutku, ko se prijava udeleženca izvede, podatki tudi že v centralni bazi podatkov. Po potrditvi organizatorja, da je seznam udeležencev zaključen, je ustrezna določitev licenčnih točk po izvajalcu, stvar hitre in enostavne obdelave.

Funkcionalnosti

Kontrolirana prijava organizatorjev v Portal LICENČNIK

• Uporaba pametne kartice organizatorjev za prijavo
• Preverjanje pravic organizatorjev do upravljanja s seznami posameznega izobraževanja

Upravljanje s seznamom udeležencev / Prijava na izobraževanje

• Vnos/Pregled udeležencev izobraževanja
• Prijava/Preklic prijave udeleženca izobraževanja s kartico ali ročno
• Izpis/Izvoz seznama udeležencev v PDF obliki za potrebe potrjevanja udeležbe s podpisom

Zakaj implementirati programski paket LICENČNIK ?

Razlogov zakaj implementirati programski paket LICENČNIK je mnogo, imajo pa jih tako organizatorji izobraževanj za pridobivanje licenčnih točk, pisarna ustanove, ki skrbi za evidenco pridobivanja licenčnih točk, kot tudi sami izvajalci v dejavnosti. Programska oprema je dejanski posnetek trenutnega poslovnega procesa, zato le-tega ni potrebno spreminjati, prednosti pa najdemo v porabljenem času in zanesljivosti končnega rezultata obdelave podatkov.

Organizatorji izobraževanj

• Vpogled v postopek pridobivanja pozitivne odločbe za izvedbo določenega izobraževanja za pridobivanje licenčnih točk
• Kontroliran on-line vnos udeležencev v seznam posameznega izobraževanja – vsakega izvajalca lahko vnesemo glede na veljavnost licence s popolnimi podatki z eno potezo
• Hitra prijava posameznega izvajalca ob prihodu na izobraževanje – pospešen postopek prijave, vključno s takojšno evidenco udeležencev v centralni bazi podatkov
• Varovan spletni Portal s pregledom udeležencev po posameznem izobraževanju pred in med izvedbo izobraževanja, kot tudi pregled udeležencev s pripadajočimi licenčnimi točkami, po izvedeni obdelavi posameznega izobraževanja v centralni bazi

Pisarna ustanove, ki skrbi za evidenco pridobivanja licenčnih točk

• Kontrola nad postopkom pridobivanja pozitivne odločbe za izvedbo določenega izobraževanja za pridobivanje licenčnih točk
• Avtomatizirana obdelava podatkov o udeležbi na posameznem izobraževanju – večina podatkov je zaradi kontrole na spletnem Portalu LICENČNIK-a že preverjenih in obdelanih z eno potezo; s hitrim postopkom zmanjšujemo zaostanke pri obdelavi podatkov o pridobivanju licenčnih točk
• (Opcija) Avtomatiziran prenos podatkov v eksterni register izvajalcev v dejavnosti – odpravljanje možnosti napake, pravočasna obdelava podatkov za potrebe podaljšanja veljavnosti licence

Izvajalci v dejavnosti

• Hitra obdelava podatkov, ki zagotavlja ažurno stanje pridobljenih licenčnih točk po posamezni licenci v registru izvajalcev v dejavnosti
• Hitra prijava ob prihodu na izobraževanje

(Opcija) Naslednji koraki pri razvoju programskega paketa LICENČNIK

Programski paket LICENČNIK je ob implementaciji prilagojen kupcu programskega paketa. Po preučitvi poslovnih procesov, lahko v procesu izvedbe projekta informacijsko podpremo eventualne dodatne postopke.Trenutno je v razvoju dodatni modul v okviru spletnega Portala LICENČNIK, ki bo podpiral skupne spletne prijavnice na izobraževanja, ki jih obdelujemo. Tako prijave na izobraževanja ne bodo prihajale po različnih poteh (pošta, elektronska pošta, telefonska prijava, …), ampak bomo vzpostavili enoten kanal prijav. S tem bomo dodatno razbremenili organizatorja izobraževanj, saj bodo bili podatki o udeležencih v centralno bazo vpisani že s strani samega bodočega udeleženca izobraževanja. Ob tem bomo implementirali postopek z ustrezno potrditvijo udeležbe.

Zaključek

Programski paket LICENČNIK vam celostno rešuje poslovni proces obdelave licenčnih točk. Ustrezno postavitev programskih modulov narekujejo specifike vsakega kupca programskega paketa posebej. Specifike ugotovimo v procesu popisa funkcionalnosti pred eventualnim podpisom pogodbe.